Privacy verklaring

Flow4Life is een praktijk voor counselling en psychosociale therapie, gevestigd aan Stelvio 8, 1186 EE Amstelveen.  Tel.nr: 06 27031296.
De praktijk staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 51608065.

Welke gegevens worden door Flow4Life verwerkt

Voor- en achternaam, adresgegevens
Geslacht en geboortedatum
Telefoonnummer en e-mailadres
Gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens zoals fysieke en psychische gezondheid verzameld tijdens de intake en in de vervolg bijeenkomsten

Doel van het opslaan van gegevens

Het opslaan van NAW gegevens dient als doel de mogelijkheid telefonisch contact op te kunnen nemen of ten behoeve van emailuitwisseling

Bewaren van gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik een cliënten dossier aanleg. Dit is ook een wettelijke verplichting vanuit de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Jouw dossier bevat aantekeningen over jouw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde behandelingen.

Ook kan het dossier gegevens bevatten die voor uw behandeling noodzakelijk zijn en die ik, uitsluitend na jouw expliciete toestemming, heb opgevraagd bij een andere zorgverlener, bijvoorbeeld bij de huisarts.

Om jouw privacy te waarborgen zal ik:
zorgvuldig omgaan met jouw persoonlijke en medische gegevens,
er voor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot jouw gegevens

ik ben ZZP-er en heb als enige toegang tot de gegevens in jouw dossier. Voor mij als therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht.

De gegevens uit jouw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:

  • om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met jouw expliciete toestemming
  • voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid
  • of voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing

Een klein deel van de gegevens uit jouw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, zodat ik een factuur kan opstellen. Mochten facturen verwerkt worden door een administrateur dan zal hiervoor volgens de AVG richtlijnen een verwerkingsovereenkomst worden opgesteld

Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van jouw gegevens, dan zal ik je altijd eerst informeren en expliciet jouw toestemming vragen.

Privacy op de zorgnota

Op de zorgnota die je ontvangt staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat je deze nota kan declareren bij jouw zorgverzekeraar.

  • Jouw naam, adres en woonplaats
  • Jouw geboortedatum
  • De datum van behandeling
  • een korte omschrijving van de behandeling, zoals bijvoorbeeld ‘psychosociaal consult’
  • de kosten van het consult

Bewaartermijn van persoonlijke gegevens

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is. De fiscale bewaartermijn bedraagt 7 jaar en gegevens in het cliëntendossier blijven zoals in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) wordt vereist, 15 jaar bewaard. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft).

Op het moment dat je contact opneemt met Flow4life via mail of de website, dan worden die gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam, en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Die mails worden tot maximaal twee jaar terug bewaard

Overige ontvangers van persoonsgegevens

De gegevens die Flow4life ontvangt en verwerkt worden beheerd door: Hostingbedrijf PC Extreme

De e-mail van Flow4Life wordt gehost bij PC Extreme. Als jij contact opneemt via het formulier op de website of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van PC Extreme.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Flow4Life blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. In de verwerkingsovereenkomst is tevens opgenomen dat ik tijdig geïnformeerd wordt als er een data lek is geweest.

Beveiliging

Ik werk zowel met papieren cliënten dossiers als met digitale dossiers. Papieren dossiers bewaar ik in een afgesloten kast. Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Digitale cliënten dossiers zijn beveiligd via een wachtwoord.

De persoonsgegevens die door Flow4Life of door eerder genoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord.

De computer die jouw gegevens opent is zelf ook vergrendeld met een wachtwoord. Daarnaast is jouw bezoek aan de website Flow4Life beveiligd worden door een SSL certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website van Flow4Life privé is. Je herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de URL.

Wanneer je aldaar gebruik maakt van het contactformulier, worden deze gegevens versleuteld verstuurd (https://) De gegevens worden gemaild naar Flow4Life, waar ze vertrouwelijk worden behandeld en opgeslagen.

Digitale gegevens worden beveiligd met een wachtwoord en met het antivirus programma van Mac OS. Doordat ik regelmatig de laatste versie update van alle software installeer, zorg ik ervoor dat mijn software optimaal is beveiligd.

Rechten, vragen en klachten

Recht op inzage

Je hebt het recht om jouw gegevens op te vragen die bij Flow4Life vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met Flow4Life via marcella.iedema@flow4life.nl. Je krijgt dan binnen een maand een overzicht van jouw gegevens.

Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop Flow4Life persoonsgegevens verwerkt, kun je contact opnemen door een e-mailbericht te sturen naar marcella.iedema@flow4life.nl.

Heb je naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over mijn privacyverklaring? Neem dan gerust contact met mij op. Je kunt hiervoor het contactformulier op de website gebruiken of een e-mail sturen naar marcella.iedema@flow4life.nl.

 

 

Deze Privacy verklaring is voor het laatst gewijzigd op: 1 juli 2018